ALPEN-Methode

Wenn man viele Aufgaben zu bewältigen hat, die oft auch an einem Tag nicht zu erledigen sind, dann empfiehlt sich die ALPEN-Methode. Durch die ungefähr 8 Minuten Aufwand am Abend/Arbeitstagende oder morgens kann man ungefähr eine Stunde Zeit gewinnen.

Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben

In einen Aufgabenkatalog werden für die Tagesplanung die wichtigen Dinge eingetragen.

Wie in dem Kapitel Zielformulierung empfohlen, sollte eine Tätigkeitsliste für den Monat beziehungsweise die Woche bestehen. Notwendige Aufgaben daraus werden in die Tagesplanung übertragen.
Unerledigtes vom Vortag
neu hinzukommende Tagesaufgaben
Termine
Telefonate
wiederkehrende Aufgaben wie zum Beispiel Meetings

Länge/Dauer der Aktivität einschätzen

Häufig wird die zur Verfügung stehende Zeit unterschätzt. Die Zeit sollte grob eingeschätzt werden.

Zeitliche Vorgaben zwingen uns zu konzentrierterem und konsequenterem Arbeiten.

Pufferzeiten reservieren

Unvorhergesehene Ereignisse, Zeitdiebe etc. lassen Zeitpläne oft platzen. Deshalb ist es besser, diese Störgrößen gleich mit einzuplanen.

Optimale Gewichtung:

60% der Zeit für die geplanten Aktivitäten des Tagesplanes
20% der Zeit für unerwartete Ereignisse (Zeitdiebe, Störungen)
20% der Zeit für spontane, soziale Aktivitäten

Entscheidungen treffen: Prioritäten setzen

Mit Hilfe der oben genannten Methoden sollten Prioritäten gesetzt und eventuell der Plan gekürzt oder Aufgaben delegiert werden.

Nachkontrolle

Sollten Aufgaben mehrfach von einem Tag auf den anderen übertragen worden sein, sollte man sie entweder anpacken oder in den Papierkorb entsorgen.

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